Geringere Raumkosten und höhere Mitarbeitermotivation im Büro der Zukunft

Seit einigen Jahren schon ist bei der Gestaltung von Büros und Objekten festzustellen dass es zwei, auf den ersten Blick, sehr konträre Trends gibt. Zum einen ist speziell seit der Finanzkrise festzustellen dass auch das Büro immer mehr als Kostenfaktor mit Effizienzsteigerungspotential wahrgenommen wird. Wobei erfahrungsgemäß die meisten in diesem Zusammenhang vor allem an die Reduzierung der Bürofläche je Mitarbeiter denken. Und in der Tat hat sich diese Entwicklung bei vielen Unternehmen in zunehmend restriktiveren Büroflächenrichtlinien niedergeschlagen.

Zum anderen macht sich bei vielen Unternehmen der Fachkräftemangel mehr und mehr bemerkbar. Diese Entwicklung hat unter anderem auch indirekt zur Folge dass bei den Unternehmen das Thema Büroraumgestaltung als ein Baustein der Mitarbeitermotivation deutlich an Relevanz gewinnt. So gaben z.B. bei einer Befragung der Mieter von Gewerbeimmobilien knapp zwei Drittel an, dass das "Wohlfühlen der Mitarbeiter" ein ganz zentraler Aspekt für eine Standort- bzw. Immobilienentscheidung ist.

Um nun die Aspekte Senkung der Raumkosten und Verbesserung der Raumatmosphäre in Einklang zu bringen ist es wichtig noch etwas tiefer die Hintergründe zu beleuchten.

Rund zwei Drittel der Gesamtbürokosten bleiben häufig außen vor

Diese sogenannten Gesamtbürokosten teilen sich auf in die Betriebs- und Unterhaltungskosten und in die Nutzungs- bzw. Mietkosten, sprich in die eigentliche Flächennutzung, und zwar so grob im Verhältnis ein Drittel zu zwei Drittel. Bis dato wurde meist nur dieses eine Drittel der Betriebs- und Unterhaltungskosten als beeinflussbar angesehen. Jedoch sind aktuell gerade in diesem Punkt entsprechende änderungen zu beobachten so dass nun auch die besagten Kosten für die Flächennutzung mehr in den Fokus gelangen. Dass dies jedoch eine intelligente und kreative Herangehensweise erfordert wird schon allein daran deutlich wenn man sich vor Augen führt dass ein durchschnittlicher Büroraum gerade mal zu 22% auch effektiv zum Arbeiten genutzt wird. Die restliche "arbeitsfreie Zeit" von rund 78% setzt sich zusammen aus ca. 8% Urlaubszeit, ca. 30% arbeitsfreie Tage (Samstag bzw. Sonntag) und ca. 40% Abend- und Nachtstunden.

Effiziente Flächennutzung durch die intelligente und ergonomische Gestaltung der Büroräume

Dass die Einführung von Schichtarbeit für Bürotätigkeiten im Normalfall nicht dieser wirklich intelligente Ansatz sein kann, wird kaum jemand überraschen. Vielmehr geht es darum flexible und entsprechend schnell bzw. einfach änderbare Raum- und Nutzungskonzepte zu entwerfen die soweit als irgend möglich auf die jeweiligen Nutzer der Räumlichkeiten abgestimmt sind. Natürlich spielt dabei auch die Minimierung der Gesamtbürofläche eine Rolle. Jedoch wird dabei nicht mehr, wie häufig in der Vergangenheit geschehen, einzig und allein auf die Nettobürofläche abgezielt. Es geht natürlich darum den Gesamtflächenverbrauch pro Mitarbeiter zu senken, dies bedeutet aber nicht automatisch dass alle Büros kleiner werden.

Der Fokus bei diesem Ansatz liegt zum einen auf der Reduzierung der Funktions- und Nebenflächen und zum anderen auf der maximalen Flexibilisierung derselben. Es geht also vor allem darum die Grenzen zwischen den unterschiedlichen Nutzungen zu minimieren um so die Funktions- bzw. Nebenflächen und die eigentlichen Büroflächen flexibel miteinander kombinieren zu können.

Durch die Zunahme des "Virtual Office" gibt es auch immer mehr so genannte "Büro-Nomaden" deren flexible Arbeitsplätze, zusammen mit den für die tägliche fixe Nutzung konzipierten Arbeitsplätze, in ein stimmiges Gesamtraumkonzept "gepackt" werden müssen. Dabei ist es wichtig, abhängig von den jeweiligen Arbeitsprozessen der Nutzer, an den passenden Stellen Kommunikationsbereiche zu schaffen, und an anderer Stelle die jeweiligen Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten oder/und kreative Pausen zu kreieren

Neue Arbeitsformen führen zu einer neuen Art der Flächenaufteilung und Büroeinrichtung

Diese neuen Arbeitsformen führen auch per se schon dazu dass es die gewohnte Flächenaufteilung in der bisherigen Form immer weniger gibt. In Verbindung mit den Anforderungen für eine verbesserte Flächeneffizienz führt diese Auflösung der klassischen Flächenaufteilung dazu dass die komplette Struktur von Büroräumen eine andere wird. Das Ergebnis sind eher offene, lichtdurchflutete und großräumige Raumstrukturen mit selektiven Rückzugsbereichen. Ein entsprechend ausgewogenere Mix aus Formen, Materialien, Farben, Transparenz und Grünflächen führt zu einer angenehmen Atmosphäre im Büro die, wie oben kurz beschrieben, immer entscheidender für die Motivation der Mitarbeiter und damit für die Arbeits-Effizienz ist. Besonders die ergonomische Gestaltung der Büroräume ist dabei von ganz entscheidender Bedeutung. Und obwohl das Thema Akustik eigentlich ein Teil der Ergonomie Planung darstellt, ist es doch dringend erforderlich das Thema der Raum-Akustik in der Immobilie, bzw. der akustischen Büroraumgestaltung, einer ganz besonderen Betrachtung zu unterziehen. Denn nicht nur die beschriebenen vermehrt vorkommenden offenen und großflächigen Raumstrukturen, sondern auch die zunehmende Häufigkeit der Verwendung schallharter Baumaterialien wie Beton und Glas machen eine ausführliche Akustik-Planung dringend erforderlich.

Eingesparte Flächenkosten in die Arbeitsatmosphäre investieren

Trotz der neuen Art der Flächengestaltung und des verstärkten Einsatzes von Beton und Glas müssen die Kosten für den Nutzer in Sachen Gestaltung einer guten Arbeitsatmosphäre nicht höher sein als in den bisherigen Büroraumstrukturen.

Am folgenden sehr einfachen Beispiel zeigen wir visuell wie mit einer neuen Bürostruktur Flächenkosten reduziert werden können und so Gelder frei werden um in die Qualität der Büroräume, und damit in die Verbesserung der Arbeitsatmosphäre ohne Zusatzkosten investieren zu können.